文書の作成

売掛金が未回収になるケースは想像以上に多く、単純な手続きのミスから、債務者側の金銭トラブルまで、様々な理由で売掛金が回収できないといいます。売掛金を回収するためには、直接相手に連絡するだけでなく、支払い義務が発生しており、それを回収する権利があることを証明する必要があります。内容証明郵便を利用した催促状の発送も必要な作業のひとつで、売掛金回収の第一段階ともいえる作業です。

内容証明郵便による催促状は、ただ単に返済の催促を行うだけでなく、郵便局が催促状を相手に贈ったことを証明する証となります。これによりこれから支払いが行われず、法的手段に訴えたときの証拠として機能するようになり、裁判がより有利な状況ではじめられます。そのため催促状の作成は慎重に行う必要があり、契約の詳細や返済期間などを正確に書き記しましょう。さらに文書に記載することで時効を中断することができるので、そちらも忘れずに用意しておきましょう。

内容証明郵便には決まった書き方こそありませんが、書式には明確な決まりがあり、縦書きなら1行20字以内、1枚26行以内と制限されています。手書きの場合は書式に正確になるよう注意し、心配なら市販されている内容証明用郵便用の用紙を使いましょう。送る際は同じ文書を3枚用意する必要がありますが、うち2枚はコピーでも問題ありません。内容漏れなど無いようしっかり記入し、これから始まる交渉などの作業に備えましょう。

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